Введение.
В Вооруженных силах РФ основным методом руководства является личное общение должностных лиц. Управление подразделением (силами) может осуществляться следующими способами:
-путем личного общения;
-с использованием средств связи;
-с использованием электронно-вычислительной техники или других технических средств (факс, телекс);
-письменно (используя служебную переписку).
Ниже будет раскрыт письменный способ руководства подразделением, силами, а так же изложены основные вопросы простого делопроизводства на кораблях и в частях ВМФ.
Командир (начальник) должен помнить, что руководить подчиненным подразделением с использованием бумаги следует только в случаях действительной необходимости, когда нет возможности личного общения, невозможно использовать технические средства связи или когда действующим законодательством предусмотрено составление письменного документа.
1.Основы делопроизводства и требования к составлению служебных документов
1.1 Основы делопроизводства
Делопроизводство корабля (части) предназначено для организации должного порядка приема, учета, подготовки, оформления, размножения, контроля исполнения, хранения, использования и отправки служебных документов.
Делопроизводство корабля (части) подразделяется на:
- несекретное — для работы с несекретными служебными документами в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Вооруженных Силах РФ, введенной в действие приказом Министра Обороны РФ 1999 года № 170;
- секретное – для работы с секретными служебными документами в соответствии с Наставлением по защите государственных секретов в Вооруженных Силах РФ.
Особенности ведения делопроизводства определяются:
- при подготовке проектов для представления Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации, а также при подготовке проектов приказов и директив Министра Обороны Российской Федерации -соответствующими инструкциями в соответствии с приказом Министра Обороны 1997 года № 450;
- при рассмотрении предложений, заявлений, жалоб и писем – главой 5 Дисциплинарного устава Вооруженных Сил РФ и Инструкцией по этому вопросу, введенной в действие приказом Министра Обороны 1988 года № 160.
Командиры кораблей (частей) несут ответственность за организацию делопроизводства и обязаны:
- определять порядок работы со служебными документами на корабле;
- знать фактическое состояние делопроизводства;
- правильно организовывать делопроизводство, постоянно контролировать
- и содержать его в постоянной готовности к работе;
- обеспечивать готовность к спасению служебных документов;
- проводить с соответствующим личным составом занятия по делопроизводству и работе с документами;
- своевременно и правильно производить отбор документов на передачу в архив и на уничтожение;
- осуществлять подбор и подготовку личного состава для работы со служебными документами.
Непосредственная ответственность за организацию делопроизводства и контроль за его ведением возлагается на начальника штаба части помощника командира корабля (начальника штаба части).
Обязанности личного состава, работающего со служебными документами, изложены в Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах РФ.
1.2 Виды служебных документов
В Вооруженных Силах РФ издаются и применяются следующие служебные документы:
- распорядительные: приказы, директивы, распоряжения, приказания, указания;
- правовые акты: постановления, положения;
- регламентирующие: наставления, руководства, инструкции, правила;
- служебные: планы, протоколы, акты, отчеты, доклады, телеграммы;
- описания и подтверждения: справки, командировочные удостоверения, записки об аресте, отпускные билеты.
Документы могут быть:
- текстовые: печатные, рукописные, типографские, электронные;
- графические: чертежные, эскизные, картографические, криптографические, электрографические.
Рассмотрим основные виды служебных документов.
Приказ – основной распорядительный документ военного управления, издаваемый на правах единоначалия командиром (начальником) воинской части.
Командир (начальник) в соответствии со ст. 92 УВС ВС РФ отдает письменные приказы по строевой части, по боевой подготовке и другим вопросам, право регламентировать которые ему предоставлено.
На кораблях 1-го, 2-го, 3-го рангов издаются следующие виды приказов:
- приказы по боевой подготовке;
- приказы по строевой части;
- организационные приказы;
- приказы о назначении суточного наряда и вахты.
Все четыре вида приказов составляются по одной форме (см. приложение к Инструкции по делопроизводству № 1,3).
В приказах командир (начальник) решает только те вопросы, решение которых предоставлено ему уставом и действующим законодательством РФ.
В конце приказа указывается, до каких воинских частей разослать, или до кого довести приказ.
Приказы командира воинской части изготовляются на пишущих машинках, средствах ЭВТ или пишутся от руки на отдельных листах или в специальных книгах.
На оригинале приказа должна быть подпись командира воинской части. На копиях в местах подписи командира ставится «п/п», ниже делается запись «Верно» и подписывается старшим помощником (помощником) командира воинской части. Нумерация каждого вида приказов ежегодно начинается с первого номера.
Приказание – распорядительный документ, издаваемый начальником штаба от имени командира воинской части или комендантом от имени начальника гарнизона. На кораблях обычно оформляется рукописно в Журнале приказаний.
Указание – распорядительный документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а так же по вопросам связанным с организацией исполнения приказов (директив) и других актов вышестоящих органов.
Постановление – правовой акт, содержащий решение коллегиального органа или должностного лица (постановление о возбуждении уголовного дела и др.).
Положение – правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности органа военного управления.
Наставление, руководство, инструкция – правила, регламентирующие организационные, научно-технические, хозяйственные, финансовые и иные специальные стороны деятельности воинской части и должностных лиц.
Тексты этих документов могут подразделяться на разделы, главы, пункты и подпункты.
Разделы нумеруются арабскими цифрами или прописными буквами русского алфавита, главы нумеруются римскими цифрами, пункты арабскими цифрами с точкой, подпункты – строчными буквами с круглой скобкой.
Разделы и главы должны иметь заголовки. Пункты и подпункты заголовков не имеют.
Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего текста. Подпункты нумеруются в последовательном порядке в пределах каждого пункта. Разделы и главы имеют сквозную нумерацию. Пункты и подпункты могут разделятся на абзацы без буквенного обозначения.
Постановления, руководства, правила и инструкции утверждаются соответствующим должностным лицом.
План – служебный документ, в котором излагается перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность с указанием сроков исполнения, ответственных и исполнителей, а так же служебный документ с графическим изображением участка местности, здания, сооружения и пр.
План утверждается соответствующим командиром (начальником) и подписывается лицом, ответственным за исполнение данного плана.
Отчет, доклад – служебный документ, содержащий сведения о выполнении планов, заданий, проведении мероприятий и другие сведения, представляемые вышестоящему командиру (начальнику).
Протокол – служебный документ, в котором зафиксирован ход проведения
Акт – служебный документ, подтверждающий установленные факты события. Акт составляется, как правило, в ходе проверки, инвентаризации,
1.3. Требования к составлению документов
Служебные документы должны отвечать следующим требованиям:
а) соответствовать действующему законодательству, приказам и другим руководящим документам вышестоящих командиров (начальников);
б) основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания;
в) не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости иметь ссылки на них;
г) давать возможность обработать его с помощью средств вычислительной техники;
д) соответствовать утвержденной форме, если таковая предусмотрена;
е) должен быть написан
ж) применяемые термины должны соответствовать терминологии принятой в Вооруженных силах РФ и употребляться в одном и том же значении.
При составлении (разработке) документа рекомендуется:
- пользоваться простыми предложениями;
- не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл фразы, предложения.
Служебные документы, разрабатываемые на основании указов, постановлений, распоряжений, приказов, приказаний должны содержать в тексте документа ссылку на них или иметь в конце приписку: "Основание __________ " с указанием даты, наименования и номера документа.
Составление и оформление служебных документов есть процесс творческий и требует от составляющего хороших практических знаний русского языка и знание основных правовых руководств.
Любой документ должен пройти следующие этапы:
- составление проекта документа;
- оформление;
- издание документа;
- визирование (согласование);
- подписание;
- утверждение;
- вступление в силу.
Характеризуя кратко каждый этап необходимо отметить следующие основные моменты:
Составление проекта служебного документа
Составление проекта служебного документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства, приказов, директив и справочного материала.
Проекты служебных документов составляются в рабочих тетрадях или на отдельных листах. Проекты служебных документов, которые подлежат сдаче в архивы, исполняются на бумаге первого сорта.
Оформление документа
При оформлении любого служебного документа следует указать и исполнить:
- наименование части или автора документа;
- название вида документа;
- индекс (номер) документа;
- заголовок к тексту;
- дату исполнения (подписания);
- текст документа;
- отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
На всех документах выполненных в воинской части должна быть обозначена принадлежность к Вооруженным силам РФ, т. е. Министерство обороны РФ.
В служебных документах (кроме писем) указывается название вида документа (приказ, директива и т. д.).
Индекс (номер) служебного документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива служебных документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами дел, с видами вопроса, корреспондента, должностного лица, исполнителя, номером государственной регистрации и др.
Служебный документ формата А-4 (210×297) должен иметь заголовок, отражающий предельно кратко и точно основное существо излагаемого вопроса. Служебный документ объемом не более одной страницы может составляться без заголовка.
Дата документа ставится:
- на распорядительном документе с левой стороны на
- на остальных документах дата ставится на
Текст служебного документа должен содержать достоверную, аргументированную информацию. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.
Отметка об исполнении служебного документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении и ссылку на номер и дату документа, подтверждающего его исполнение.
На оборотной стороне последнего листа служебного документа в левом нижнем углу печатается фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона.
Издание документа
Все служебные документы, издающиеся под Юрисдикцией РФ, должны быть выполнены в формате А-4, за исключением справок, телеграмм, отпускных и командировочных билетов, которые издаются на формате А-5 (148×210).
Дальнейшее тиражирование допускает печатание документов на бумаге любого формата.
Текст документа печатается с помощью печатной машинки, исполняется рукописно или с применением ЭВМ, при этом для ЭВМ буквы должны соответствовать шрифту
Допускается печатать заголовок на 2 шрифта более шрифта основного текста (т. е. если текст отпечатан шрифтом 12, то заголовок может быть шрифтом 14).
Текст печатается
Служебные документы, издающиеся от имени одной воинской части, оформляются на бланке с угловым штампом, а от имени нескольких частей – на чистых листах бумаги. В воинских частях для служебной переписки применяются угловые штампы в соответствии с приказом Министра Обороны РФ 1998 года № 70.
Визирование (согласование) служебных документов
При необходимости оценки целесообразности служебного документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и другим правовым актам проводится согласование проекта служебного документа с заинтересованными должностными лицами, которые обязаны рассмотреть поступивший служебный документ в десятидневный срок.
Отказ от поступившего на согласование документа не допускается.
Согласование может быть внутреннее или внешнее.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта служебного документа должностным лицом, непосредственно подчиненным командиру, на подпись которому готовится данный документ. При отсутствии возражений проект визируется должностным лицом в пределах полномочий.
Виза включает в себя личную подпись должностного лица, ее расшифровку (должность визирующего, воинское звание, если он военнослужащий, инициал имени и фамилия) и дату визирования.
В случае несогласия с проектом дается мотивированное заключение с предложениями по существу вопроса. Должностное лицо, разрабатывающее проект документа, при согласии с замечаниями и предложениями вносит в проект необходимые изменения, а при несогласии – докладывает лицу, подписывающему служебный документ.
Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
_____________________________
(наименование коллегиального органа)
10.01.01. № 5
Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание проекта служебного документа затрагивает интересы нескольких организаций при проекте служебного документа делается отметка: «Лист согласования прилагается».
Внешнее согласование в зависимости от содержания проекта служебного документа осуществляется в следующей последовательности:
- с организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих в следствии издания служебного документа, или когда содержание служебного документа затрагивает их интересы;
- с общественными организациями – в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях или при необходимости;
- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т. п.);
- с вышестоящими органами – в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
Подписание служебных документов
Служебные документы подписывают должностные лица в пределах своих полномочий. В состав подписи входят: наименование должностного лица, подписывающего документ, его воинское звание, личная подпись и ее расшифровка (инициал имени и фамилия).
При подписании служебного документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей. При разных должностях подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.
Право подписи служебных документов, кроме приказов, директив, приказаний и указаний, в пределах полномочий предоставляется:
а) в воинской части (на корабле), соединении – командиру и его заместителям (старшему помощнику).
б) в учреждениях, включая военное образовательное учреждение профессионального образования, на предприятии, в организации – начальнику (руководителю) и его заместителям.
в) в гарнизоне – начальнику, его заместителям и военному коменданту гарнизона.
Подписывать служебные документы с предлогом «за» или проставлением черты перед наименованием должности запрещается.
Утверждение служебных документов
Служебные документы утверждаются командиром (начальником) воинской части, в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.
Утверждение служебного документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
Гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности и воинского звания лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:
УТВЕРЖДАЮ
командир войсковой части 35440
капитан 3 ранга _____________Н. ПЕТРОВ
(подпись)
10.06.01.
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу служебного документа. При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.
Дата служебного документа и вступление его в силу
Датой служебного документа является дата его подписания. Для служебного документа, принимаемого коллегиальным органом, датой является дата его принятия, а для утверждаемого служебного документа – дата его утверждения.
Для подписания, утверждения и согласования документов используется
Цифровой способ используется при визировании и написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении служебного документа, передаче телефонограмм и в иных случаях (например: 13.01.03).
Служебные документы вступают в силу с момента их подписания (принятия или утверждения), если в тексте служебного документа нет или законодательством не предусмотрена другая дата.
Адресование служебных документов
Служебные документы адресуются в организации, их структурные подразделения, воинские части, конкретному лицу.
При адресовании служебного документа в организацию, воинскую часть или их структурные подразделения без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:
Министерство обороны
Российской Федерации
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ
103160, г. Москва, К-160
При адресовании служебного документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата. Например:
Генеральному директору
объединения «АГРОПРОМ»
И. И. Иванову
125445, г. Москва, А-445
Адресование служебных документов, направляемых должностным лицам воинских частей, имеющих условные наименования, производится по их условному наименованию. Например:
Командиру
Войсковой части 51000
344012,
Адресование служебных документов физическому лицу в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи производится в следующем порядке:
- наименование адресата (фамилия, имя, отчество);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
- название области, края, автономного округа, республики;
- страна (для международных отправлений);
- почтовый индекс. Например:
Карпухину Александру Егоровичу,
улица Полевая, дом 11, квартира 5,
город Москва, 119115
Указывать на пакетах (конвертах) слова: «Военное представительство», «Военный представитель», «Представительство заказчика» или «Представитель заказчика», а также воинское звание военного представителя запрещается.
Таким образом, командиры кораблей (частей) несут ответственность за организацию делопроизводства, а непосредственная ответственность за организацию работы делопроизводства и контроль за его ведением возлагается на старшего помощника командира корабля (помощника командира корабля).
2. Организация не секретного делопроизводства корабля и контроля за ним
2.1. Организация несекретного делопроизводства
В каждой воинской части организуется несекретное делопроизводство. В зависимости от объема служебных документов ведение несекретного делопроизводства возлагается на отдельное структурное подразделение, предназначенное только для этих целей, или на строевой, общий, административно-хозяйственный отдел, отделение, а там, где штатами они не предусмотрены, приказом командира воинской части назначается ответственное лицо за ведение несекретного делопроизводства.
Основными задачами несекретного делопроизводства являются:
а) прием, учет, отправка и хранение служебных документов и изданий;
б) доклад командованию поступивших служебных документов и передача их на исполнение в соответствии с указаниями командования;
в) ведение и оформление дел;
г) выдача исполнителям служебных документов, служебных изданий и дел для работы;
д) учет бланков строгой отчетности (где нет секретного отдела);
е) учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности;
ж) подготовка и передача служебных документов в архивы, а также отбор и уничтожение служебных документов;
з) контроль за соблюдением исполнителями правил хранения служебных документов и служебных изданий, обращения с ними, а также за своевременным возвращением их в делопроизводство.
Несекретное делопроизводство воинских частей должно размещаться в изолированных помещениях, оборудованных тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещений должны иметь надежные замки и сигнализацию, выведенную на пульт управления дежурного по кораблю (воинской части). Cлужебные документы должны храниться в запираемых шкафах или ящиках.
Время работы несекретного делопроизводства, включая время на выполнение внутренних работ, регламентируется распорядком дня. По окончании рабочего дня помещения несекретного делопроизводства закрываются, опечатываются и сдаются под охрану дежурному по кораблю (воинской части) под расписку в книге приема и сдачи служебных документов.
В Инструкции по делопроизводству подробно изложен порядок:
- приема и учета документов;
- рассмотрения и организации исполнения служебных документов;
- отправки служебных документов;
- конвертирования служебных документов;
- хранения служебных документов, оформления и ведения дел, книг и т. д..
2.2. Контроль за состоянием несекретного делопроизводства
Командиры воинских частей должны систематически контролировать состояние несекретного делопроизводства и порядок работы со служебными документами. Контроль осуществляется: лично командирами; специально назначенными лиц; специально назначенными комиссиями.
Ежегодно (в январе — феврале) состояние делопроизводства в воинской части проверяется комиссией, назначаемой приказом командира воинской части.
Комиссия проверяет следующие вопросы:
- выполнение требований Инструкции по делопроизводству;
- наличие текущих и архивных дел, документов и изданий с пометкой «Для служебного пользования», бланков строгой отчетности, печатей и штампов (где нет секретных отделов), наличие служебных документов, не подшитых в дела;
- выборочно проверяет наличие служебных документов из числа наиболее важных.
Проверка наличия производится путем сверки книг и журналов учета с фактическим наличием служебных документов, а также отметок в этих книгах и журналах об уничтожении или отправке документов с актами и реестрами.
К началу работы комиссии все служебные документы должны быть сданы в делопроизводство, подшиты в дела или перерегистрированы в книгах и журналах учета нового года. В книгах и журналах прошлого года делается отметка с указанием новых учетных номеров.
О результатах проверки командиру войсковой части представляется акт, в котором указываются, какие документы проверялись, за какой период, с какого по какой номер, обнаруженные недостатки и предложения. К акту прилагается перечень неподшитых в дела служебных документов.
Кроме того, в воинских частях должен быть установлен контроль за исполнением служебных документов, осуществление которого является одной из основных обязанностей всех должностных лиц. Цель данного контроля – обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в служебных документах.
Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении
Персональная ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений возлагается на командиров, которым были даны поручения, и непосредственных исполнителей.
Непосредственное ведение работы по контролю за исполнением служебных документов возлагается на лиц, назначенных приказами соответствующих командиров.
Для ведения контроля за исполнением служебных документов в каждой воинской части отрабатывается система контроля, которая должна включать:
- средства контроля: система автоматизированного контроля или журналы (карточки) за исполнением служебных документов;
- органы контроля: соответствующие командиры и начальники, делопроизводства и специально назначенные лица;
- методы контроля: личный контроль соответствующих командиров и начальников; заслушивание должностных лиц, назначенных для ведения контроля; периодические проверки; анализ исполнения служебных документов.
Состояние контроля за исполнением служебных документов проверяется два раза в году (по состоянию на 1 января и 1 июля) комиссиями, специально назначаемыми приказами командира воинской части. Результаты проверок оформляются актами и докладываются соответствующим командирам.
В актах проверки отражаются следующие вопросы:
- общее количество служебных документов, поставленных на контроль;
- сколько из них исполнено в установленные сроки;
- какие поручения не исполнены, причины неисполнения;
- виновные лица;
- предложения по совершенствованию контроля.
Особое внимание командира войсковой части должно быть обращено на постоянную готовность несекретного делопроизводства к работе в условиях перевода с мирного на военное время. Основными задачами на этот период будут:
- обеспечение эвакуации и сохранности служебных документов;
- бесперебойная работа с ними;
- своевременная сдача в архив и уничтожение ненужных документов.
Для решения этих задач в делопроизводстве должна быть утвержденная командиром воинской части инструкция личному составу делопроизводства по действиям при переводе Вооруженных Сил с мирного на военное время. К этой инструкции должны прилагаться описи служебных документов, подлежащих к эвакуации (вывозимых по боевой тревоге), и описи служебных документов, сдаваемых в архив.
Перечень документов, вывозимых по боевой тревоге, должен включать минимально необходимое количество несекретных служебных документов, его определяет начальник штаба части, а где эта должность не предусмотрена, – командир войсковой части или его заместитель.
Перечень документов, сдаваемых в архив, определяется Наставлением по архивному делу в Вооруженных Силах, введенному в действие приказом Министра обороны 1996 года № 270.
Для хранения несекретных документов, вывозимых по боевой тревоге, делопроизводства должны иметь запираемые ящики, а для доставки архивных материалов к месту сдачи — мешки и бирки с приспособлениями для опечатывания.
Таким образом, командир корабля должен подготовить к работе и организовать работу несекретного делопроизводства как в мирное, так и в военное время.
Заключение
Делопроизводство корабля (несекретное и секретное) предназначено для организации должного порядка приема, учета, подготовки, оформления, размножения, контроля исполнения, хранения, использования и отправки служебных документов.
Командиры кораблей (частей) несут ответственность за организацию делопроизводства, а непосредственная ответственность за организацию работы делопроизводства и контроль за его ведением возлагается на старшего помощника командира корабля (помощника командира корабля).
Командиры кораблей (частей) должны систематически контролировать состояние несекретного делопроизводства и порядок работы со служебными документами. Контроль осуществляется: лично командирами; специально назначенными лиц; специально назначенными комиссиями.
Особое внимание командира корабля (войсковой части) должно быть обращено на постоянную готовность несекретного делопроизводства к работе в условиях перевода с мирного на военное время.
Добавить комментарий