2. Организация не секретного делопроизводства корабля и контроля за ним
2.1. Организация несекретного делопроизводства
В каждой воинской части организуется несекретное делопроизводство. В зависимости от объема служебных документов ведение несекретного делопроизводства возлагается на отдельное структурное подразделение, предназначенное только для этих целей, или на строевой, общий, административно-хозяйственный отдел, отделение, а там, где штатами они не предусмотрены, приказом командира воинской части назначается ответственное лицо за ведение несекретного делопроизводства.
Основными задачами несекретного делопроизводства являются:
а) прием, учет, отправка и хранение служебных документов и изданий;
б) доклад командованию поступивших служебных документов и передача их на исполнение в соответствии с указаниями командования;
в) ведение и оформление дел;
г) выдача исполнителям служебных документов, служебных изданий и дел для работы;
д) учет бланков строгой отчетности (где нет секретного отдела);
е) учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности;
ж) подготовка и передача служебных документов в архивы, а также отбор и уничтожение служебных документов;
з) контроль за соблюдением исполнителями правил хранения служебных документов и служебных изданий, обращения с ними, а также за своевременным возвращением их в делопроизводство.
Несекретное делопроизводство воинских частей должно размещаться в изолированных помещениях, оборудованных тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещений должны иметь надежные замки и сигнализацию, выведенную на пульт управления дежурного по кораблю (воинской части). Cлужебные документы должны храниться в запираемых шкафах или ящиках.
Время работы несекретного делопроизводства, включая время на выполнение внутренних работ, регламентируется распорядком дня. По окончании рабочего дня помещения несекретного делопроизводства закрываются, опечатываются и сдаются под охрану дежурному по кораблю (воинской части) под расписку в книге приема и сдачи служебных документов.
В Инструкции по делопроизводству подробно изложен порядок:
- приема и учета документов;
- рассмотрения и организации исполнения служебных документов;
- отправки служебных документов;
- конвертирования служебных документов;
- хранения служебных документов, оформления и ведения дел, книг и т. д..
2.2. Контроль за состоянием несекретного делопроизводства
Командиры воинских частей должны систематически контролировать состояние несекретного делопроизводства и порядок работы со служебными документами. Контроль осуществляется: лично командирами; специально назначенными лиц; специально назначенными комиссиями.
Ежегодно (в январе — феврале) состояние делопроизводства в воинской части проверяется комиссией, назначаемой приказом командира воинской части.
Комиссия проверяет следующие вопросы:
- выполнение требований Инструкции по делопроизводству;
- наличие текущих и архивных дел, документов и изданий с пометкой «Для служебного пользования», бланков строгой отчетности, печатей и штампов (где нет секретных отделов), наличие служебных документов, не подшитых в дела;
- выборочно проверяет наличие служебных документов из числа наиболее важных.
Проверка наличия производится путем сверки книг и журналов учета с фактическим наличием служебных документов, а также отметок в этих книгах и журналах об уничтожении или отправке документов с актами и реестрами.
К началу работы комиссии все служебные документы должны быть сданы в делопроизводство, подшиты в дела или перерегистрированы в книгах и журналах учета нового года. В книгах и журналах прошлого года делается отметка с указанием новых учетных номеров.
О результатах проверки командиру войсковой части представляется акт, в котором указываются, какие документы проверялись, за какой период, с какого по какой номер, обнаруженные недостатки и предложения. К акту прилагается перечень неподшитых в дела служебных документов.
Кроме того, в воинских частях должен быть установлен контроль за исполнением служебных документов, осуществление которого является одной из основных обязанностей всех должностных лиц. Цель данного контроля – обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в служебных документах.
Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении
Персональная ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений возлагается на командиров, которым были даны поручения, и непосредственных исполнителей.
Непосредственное ведение работы по контролю за исполнением служебных документов возлагается на лиц, назначенных приказами соответствующих командиров.
Для ведения контроля за исполнением служебных документов в каждой воинской части отрабатывается система контроля, которая должна включать:
- средства контроля: система автоматизированного контроля или журналы (карточки) за исполнением служебных документов;
- органы контроля: соответствующие командиры и начальники, делопроизводства и специально назначенные лица;
- методы контроля: личный контроль соответствующих командиров и начальников; заслушивание должностных лиц, назначенных для ведения контроля; периодические проверки; анализ исполнения служебных документов.
Состояние контроля за исполнением служебных документов проверяется два раза в году (по состоянию на 1 января и 1 июля) комиссиями, специально назначаемыми приказами командира воинской части. Результаты проверок оформляются актами и докладываются соответствующим командирам.
В актах проверки отражаются следующие вопросы:
- общее количество служебных документов, поставленных на контроль;
- сколько из них исполнено в установленные сроки;
- какие поручения не исполнены, причины неисполнения;
- виновные лица;
- предложения по совершенствованию контроля.
Особое внимание командира войсковой части должно быть обращено на постоянную готовность несекретного делопроизводства к работе в условиях перевода с мирного на военное время. Основными задачами на этот период будут:
- обеспечение эвакуации и сохранности служебных документов;
- бесперебойная работа с ними;
- своевременная сдача в архив и уничтожение ненужных документов.
Для решения этих задач в делопроизводстве должна быть утвержденная командиром воинской части инструкция личному составу делопроизводства по действиям при переводе Вооруженных Сил с мирного на военное время. К этой инструкции должны прилагаться описи служебных документов, подлежащих к эвакуации (вывозимых по боевой тревоге), и описи служебных документов, сдаваемых в архив.
Перечень документов, вывозимых по боевой тревоге, должен включать минимально необходимое количество несекретных служебных документов, его определяет начальник штаба части, а где эта должность не предусмотрена, – командир войсковой части или его заместитель.
Перечень документов, сдаваемых в архив, определяется Наставлением по архивному делу в Вооруженных Силах, введенному в действие приказом Министра обороны 1996 года № 270.
Для хранения несекретных документов, вывозимых по боевой тревоге, делопроизводства должны иметь запираемые ящики, а для доставки архивных материалов к месту сдачи — мешки и бирки с приспособлениями для опечатывания.
Таким образом, командир корабля должен подготовить к работе и организовать работу несекретного делопроизводства как в мирное, так и в военное время.
Заключение
Делопроизводство корабля (несекретное и секретное) предназначено для организации должного порядка приема, учета, подготовки, оформления, размножения, контроля исполнения, хранения, использования и отправки служебных документов.
Командиры кораблей (частей) несут ответственность за организацию делопроизводства, а непосредственная ответственность за организацию работы делопроизводства и контроль за его ведением возлагается на старшего помощника командира корабля (помощника командира корабля).
Командиры кораблей (частей) должны систематически контролировать состояние несекретного делопроизводства и порядок работы со служебными документами. Контроль осуществляется: лично командирами; специально назначенными лиц; специально назначенными комиссиями.
Особое внимание командира корабля (войсковой части) должно быть обращено на постоянную готовность несекретного делопроизводства к работе в условиях перевода с мирного на военное время.
Добавить комментарий